Los softwares de facturación son la opción más recomendada para agilizar las tareas relacionadas con la elaboración, registro, envío y cobro de facturas. Gracias a ellos se evitan las esperas y los errores, además se automatiza el trabajo.
¿En qué consiste la facturación de una empresa?
La facturación de una empresa no se basa única en el proceso de organización y registro de las operaciones comerciales que han sido llevada a cabo por una empresa, un profesional o un autónomo. El proceso de facturación de una empresa engloba todo el proceso relativo a la emisión de las facturas, además, hay que tener en cuenta que este proceso está regulado por la Agencia Tributaria. Y es que, según la ley del IVA, los profesionales, así como las empresas y los autónomos, deben expedir de manera obligatoria una factura y copia por las entregas de bienes —por supuesto, dependiendo de casos—. También por la prestación de los ejercicios que se realizan en el desarrollo de la actividad, incluidas las que están exentas del impuesto.
¿Cuáles son las características de los softwares de facturación?
Una factura es un documento que debe incluir unos datos determinados relacionados con la venta de un producto o la prestación de un servicio. Estos son los datos relativos al emisor y receptor de la factura, la información sobre la transacción realizada, el importe que se ha facturado —y si fuera necesario, el desglose de cada uno de los conceptos de la factura—, los impuestos aplicables, el número de la factura, así como la fecha y el lugar y el modo o plazo de pago. Los softwares de facturación se encargan de crear documentos con todos estos datos, además lo hacen de manera ordenada siguiendo la numeración de las facturas —para que no haya problemas a la hora de presentarlas ante la Agencia Tributaria, si fuera necesario—. Estas son las principales cualidades que debe reunir un software de facturación:
- Ofrecer diferentes plantillas de facturas (en función del tipo de actividad que se preste o producto que se venda, pero también dependiendo de la empresa a la cual va destinada).
- Llevar a cabo una numeración correlativa entre cada uno de los documentos que se genera.
- Posibilidad de incluir el logo de la empresa.
- Ficheros de clientes y proveedores.
- Balance de los gastos y de los ingresos (para cumplimentar el modelo de la declaración del IRPF e IVA de manera más sencilla).
- Generación de informes y estadísticas.
- Elaboración de presupuestos del producto que se comercializa o servicio que se ofrece.
- Ofrecer un sistema de notificaciones.
Los 7 mejores softwares de facturación
Ya hemos explicado en qué consiste la facturación de una empresa y cuáles son las características y prestaciones principales que deben reunir los softwares especializados en la creación y emisión de facturas. A continuación, vamos a ver cuáles son los mejores softwares de facturación que podemos encontrar en el mercado —y los más populares—.
1. Factusol
Se trata de un software muy popular, además es gratuito si se utiliza en su versión ejecutable para escritorio. Factusol permite llevar a cabo una gran cantidad de tareas funciones imprescindibles para cualquier empresa, autónomo y profesional. Algunas de ellas son el control de stock y la gestión de cobros y pagos. En el primer de los casos, el software te da la opción de emitir facturas electrónicas que puedes hacer llegar fácilmente a los clientes, pero también de gestionar el inventario sin complicaciones —tomando el control sobre las entradas y salidas de los artículos, así como de los traspasos entre distintos almacenes—.
Factusol trabaja con los datos en la nube, lo que facilita la conciliación bancaria. Permite poner en conformidad las cuentas de tu empresa con las de tu banco de manera automatizada.
En lo referente a la gestión de cobros y pagos, hay que destacar que con este software puedes tener de manera clara y resumida una visión del estado de tus cobros, así como de los pagos. Para ello, únicamente hay que acceder al calendario de la aplicación. Con este software es posible realizar una gestión de las remesas bancarias SEPA, de los pagarés, de los ficheros de bancos y de los recibos, entre otras.
2. Odoo
Odoo es un software con diferentes aplicaciones o módulos para cada necesidad, todas ellas pensadas para mejorar el negocio. En lo referente a la facturación, Odoo ofrece la oportunidad de llevar a cabo la facturación en línea gestionando contratos, creando facturas recurrentes y cobrando de manera más rápida. Gracias a este módulo puedes convertir las cotizaciones en facturas con el mínimo esfuerzo e, incluso, facturar de manera automática según las órdenes de venta, de entrega, los contratos o el tiempo y el material.
Con Odoo puedes enviar facturas con un aspecto muy profesional directamente a los clientes y con un solo clic. Además, lo puedes hacer de manera automatizada por correo electrónico o imprimiéndolas y enviándolas por correo ordinario.
Una de las ventajas más señaladas de Odoo es la posibilidad de cobrar más rápido con pagos en línea y de realizar un seguimiento automatizado. Esto es posible gracias a la vinculación de Paypal, Ingenico, Buckaroo y otras entidades. Los seguimientos automatizados son, además, muy fáciles de configurar ayudando a agilizar el proceso de facturación.
3. Debitoor
El siguiente de los softwares que hemos incluido en este análisis es el de Debitoor, este es uno de los softwares más populares en la actualidad. Su funcionamiento es muy sencillo, además ahorra mucho tiempo a la hora de crear las facturas ya que cuenta con plantillas personalizadas. En estas se puede configurar los diferentes datos necesarios que deben incluirse, como son los impuestos y los descuentos. Por supuesto, también permite configurar el idioma —muy útil en el caso de empresas con clientes internacionales—.
Debitoor cuenta con todas las funciones necesarias para la creación y emisión de facturas. Además, permite obtener informes sobre el balance y el IVA.
Otra de las cosas que merece la pena destacar de este software es la posibilidad de escanear los tickets y obtener los datos más importantes, como son los relativos al importe, el IVA y la fecha. Esto se consigue gracias a la tecnología OCR, la cual funciona de manera automática.
4. Holded
Continuamos, ahora, con Holded. En este caso nos encontramos con un programa de facturación destinado tanto a pequeñas y medianas empresas, como a autónomos. En él encontrarás funcionalidades propias de un ERP, así como de un CRM, ya que se trata de un software integrado. Es decir, desde una sola interfaz —que, por cierto, resulta muy sencilla e intuitiva— tienes la posibilidad de obtener facturas, así como de gestionar recursos humanos, controlar los inventarios de la empresa y las campañas de marketing, entre otras muchas funciones —por supuesto, todo depende de las necesidades de cada compañía—.
Holded es un software integrado pensado para llevar a cabo la gestión de todas las actividades de la empresa, incluida la facturación.
En lo referente al módulo de facturación, con este software puedes horrar tiempo y cobrar más rápido por internet gracias a sus integraciones y pasarelas de pago. Algunas de las funciones destacadas son las de calcular los impuestos automáticamente, disponer de los contactos a un solo clic, crear presupuestos y proformas, empoderar la imagen corporativa de la empresa con más de 40 plantillas editables y mucho más.
5. Mgest
Mgest es otro de los softwares de facturación más populares que existen. El mismo funciona mediante un sistema de módulos con funciones específicas relacionadas con las actividades de facturación, pero también otras opciones de gestión empresarial. Ejemplo de ello es el módulo de agenda, el de compras, el de ventas, el de stocks, el TPV, el de contabilidad, el de producción y el de smartphone o tableta, entre otros.
Mgest puede conectarse a diferentes plataformas, como es Presta Shop, para que el proceso de gestión sea mucho más sencillo.
En lo referente a la facturación, este software está pensado para emitir facturas recurrentes y personalizables —además de automáticas—, así como también para organizar proyectos y tareas gracias a su agenda versátil. Con Mgest puedes facturar por diferentes tipos de series, crear circuitos de ventas, gestionar pagos a cuenta y recibos, gestionar remesas bancarias y la generación de ficheros con la norma SEPA (19 y 54), contar con un histórico de ventas, confeccionar facturas a partir de cuotas y mucho más.
6. Facturas Cloud
Es otro de los programas especializados en la realización de facturas. Además, se trata de una opción gratuita y muy sencilla de utilizar. Facturas Cloud te ayuda a crear recibos para clientes, además, lo puedes hacer de manera recurrente, sin olvidar que te ofrece una agenda en la cual se encontrarán todos los usuarios ya cargados. Otra de las características de este software especializado es que te ofrece datos y estadísticas de cómo son los flujos de ingresos y gastos, además te ayuda a obtener una estimación de los impuestos a los cuales vas a tener que hacer frente.
Facturas Cloud te ayuda a tener organizada la facturación y la contabilidad de manera fácil e intuitiva.
Este software funciona en línea. En la nube tendrás a tu disposición toda la información y control de tu negocio en cuestiones de facturas, presupuestos, albaranes, gastos, clientes y demás. La interfaz es muy sencilla e intuitiva, además cuenta con un aspecto muy profesional —para que refleje la imagen correcta de tu empresa—. Por último, hay que destacar que es accesible desde cualquier dispositivo. Lo único que tienes que hacer es crearte una cuenta y descargar la app —esto último en el caso de los smartphones y tabletas—.
7. Billin
Concluimos el análisis con Billin. En este caso nos encontramos con un software muy práctico y sencillo de usar. Este no cuenta con características o servicios especiales añadidos que dificultan su utilización. El mismo se centra exclusivamente en la creación de facturas y presupuestos, además, para ello dispondrás de plantillas predefinidas en las cuales es muy sencillo añadir el logo y los colores corporativos de la entidad. Este software ofrece, así mismo, la posibilidad de añadir pago directo para que los clientes puedan abonarlas cuando las reciban a través de PayPal o con tarjeta, lo cual agiliza los cobros de manera considerable.
Con Billin es posible, además, utilizar el escaneo de documentación, para subir las facturas a la aplicación.
Hay que destacar, así mismo, que ofrece una versión gratuita y de prueba de 30 días, después habrá que pagar por un plan para hacer uso de ella. En esta app puedes crear, enviar y almacenar todas las facturas y presupuestos necesarios en una sola herramienta. También puedes crear un listado de productos y servicios, añadir diferentes tipos de impositivos, configurar una factura con descuentos y recargos de equivalencia, crear facturas con tus propios números de serie y exportar las facturas en PDF o Excel, entre otras.
¿En qué casos es obligatoria la facturación?
No en todos los casos es obligatorio llevar a cabo la facturación. Hay que tener en cuenta que esta es solo un proceso de organización y de registro de las operaciones comerciales que realiza una empresa, profesional o autónomo. Según la Agencia Tributaria, la facturación es obligatoria en las siguientes situaciones:
- Cuando el cliente es un empresario o autónomo profesional.
- Cuando el cliente es de la Administración Pública.
- Cuando el cliente solicita de manera expresa la factura.
- En operaciones comerciales relacionadas con la entrega de bienes de instalación o montaje.
- En operaciones comerciales de entrega de bienes dentro de la Unión Europea.
- En operaciones comerciales de venta a distancia y entrega de bienes con impuestos especiales.
- En operaciones comerciales de exportación de bienes no libres de impuestos.
