Una caja archivadora es el material de oficina más utilizado para almacenar documentos de gran importancia dentro de una empresa. Deben estar elaboradas con material resistente, dependiendo de la cantidad de documentos que se requiera almacenar y deben quedar totalmente cerradas para mayor cuidado y seguridad.
Éstas cajas puedes encontrarlas en materiales como: cartón, plástico y metal, deben ser lo suficientemente espaciosas como para permitir la mayor cantidad posible de papeles e impermeables para evitar que el contenido entre en contacto con la humedad o el agua.
Por ende, hemos elaborado un análisis para mostrarte las 10 mejores cajas archivadoras del momento.
- Caja de almacenamiento Leitz Click and Store
- Cajón archivador de Oficina Exerz
- Caja archivadora Cathedral HOBK
- Caja de almacenaje para documentos Really Useful Filing Box
- Caja reciclada para archivos Jalema Atlanta Res
- Caja contenedora Fellowes Bankers Box
- Caja de archivos Pendaflex portátil
- Caja archivadora de archivos Decosis
- Cajas de archivo Elba Pack de 20 cajas
- Caja archivadora de carpetas Han Swing
- ¿Cómo se deben clasificar los documentos antes de ser archivados?
- Permanentemente se están generando documentos y repetir la tarea del archivo a veces es bastante tedioso, por eso te recomiendo lo siguiente:
Caja de almacenamiento Leitz Click and Store
Click and Store trata de una caja de cartón para carpetas colgantes plegable de color negro que permite ahorrar espacio en la oficina y cuenta con una tapa para mantener los contenidos bien cerrados y seguros. Contiene capacidad para albergar archivos de tamaño A4. Superficie laminada para mejor protección y durabilidad. El ancho de la caja permite que las carpetas colgantes puedan localizarse y deslizarse de manera rápida y fácil, estas carpetas se suspenden sobre los lados y la tapa encaja perfectamente encima. Gracias a que posee asas permite el traslado de archivos de un lugar a otro sin problemas.
Es práctica y adaptable en cualquier espacio. Cuenta con portaetiquetas para mantenerla bien identificada y en lugar visible. Al dejar de usar se puede plegar y queda totalmente plana.
No incluye las carpetas colgantes.
| Fabricante: Leitz | ||
 | Precio: 27,50 € | Ver en Amazon |
Cajón archivador de Oficina Exerz
Este es un organizador de escritorio elaborado en malla metálica de calidad de 3 cajones grandes con capacidad para sostener papeles A4. Es bastante compacta, duradera y funcional para el archivo de documentos livianos como: hojas, carpetas, revistas, informes, cuadernos, etc. Decora muy bien el escritorio manteniendo todo en orden. Los cajones pueden extraerse completamente si lo desea. Se pueden apilar, aunque no tienen anclaje pueden mantenerse fijos uno sobre el otro.
Al estar elaborado con malla de material metálico, no se pueden colocar objetos pesados. El tamaño de cada cajón para documentos A4 es lo suficientemente ancho.
| Fabricante: Exerz | ||
 | Precio: 33,99 € | Ver en Amazon |
Caja archivadora Cathedral HOBK
En esta oportunidad Cathedral muestra su caja archivadora metálica HOBK perfecta para guardar con seguridad documentos importantes. Trae una cerradura, su respectiva llave y separadores para documentos. Tiene una empuñadura empotrada y es apilable. Viene con 5 carpetas colgantes foolscap. Incluye sistema de indexación y una tapa bloqueable con cerradura. Es adecuado para el hogar o la oficina.
En el interior caben documentos un poco más grandes que los de formato A4 por lo que facilita el almacenamiento y extracción de los mismos. Es lo suficientemente alto como para que los documentos queden desahogados dentro de la caja. Al ser de metal ofrece estabilidad en su base, ideal para guardar en estantes y sobre el escritorio.
| Fabricante: Cathedral | ||
 | Precio: 24,04 € | Ver en Amazon |
Caja de almacenaje para documentos Really Useful Filing Box
Las cajas de almacenamiento de documentos Filing Box tiene una gran particularidad, es una caja ideada y elaborada por el propietario de la compañía Really Useful, quien necesitaba una caja de almacenamiento fuerte y apilable que se adaptara a sus necesidades. Las cajas son fabricadas en Estados Unidos, están aptas para soportar el peso de grandes cantidades de documentos. Es de plástico transparente, de fácil transporte. Contiene 10 carpetas colgantes sin etiquetas. Las carpetas deslizan cómodamente dentro del cajón y con suficiente espacio entre las mismas.
Posee asas de fácil agarre. Su tapa ofrece comodidad y total seguridad de los documentos. Se puede apilar sin problemas.
Caja reciclada para archivos Jalema Atlanta Res
La caja Atlanta Res es una caja elaborada en poliestireno reciclable que puede almacenar hasta 15 carpetas colgante de tamaño A4, incluye 5 carpetas colgantes de buena calidad y de varios colores que permite la visualización total de los documentos. A pesar de ser pequeña, brinda gran capacidad de almacenamiento. Debido a que es de tamaño estándar, se pueden introducir carpetas colgantes de otras marcas siempre y cuando mantengan el mismo tamaño.
Es estable y ocupa muy poco espacio en el estante o escritorio. Es de material bastante robusto y muy ligero. Posee asas y su diseño es muy elegante.
| Fabricante: Jalema | ||
 | Precio: 25,99 € | Ver en Amazon |
Caja contenedora Fellowes Bankers Box
Las cajas Bankers Box permiten guardar y conservar documentos, carpetas y otros artículos de bajo peso. Son apilables entre sí manteniendo un límite máximo de 4 cajas. Son fáciles de armar y desarmar. Se pueden reutilizar las veces que desee. Son elaboradas en cartón y fondo doble para darle mayor resistencia. Tiene asas de fácil agarre, siempre y cuando la caja no esté muy llena, se debe dejar espacio interior prudente para cargarlas.
Es ideal para organizar los archivos de la oficina y se deben mantener en un lugar fresco y seco, lejos de agua y humedad. Cuentan con área de etiquetado de gran tamaño que permiten identificar claramente los archivos que contienen.
| Fabricante: Bankers Box | ||
 | Precio: 24,54 € | Ver en Amazon |
Caja de archivos Pendaflex portátil
Esta caja de archivos portátil es ideal para mantener el archivo seguro. Cuenta con espacio para almacenar 12 carpetas colgantes de tamaño carta, de las cuales incluye 3. Cada carpeta incluye su pestaña de identificación. Tiene un asa integrada para facilitar el agarre y un cierre de pestillo para mayor seguridad.
Es una caja pequeña pero muy sólida para almacenar documentos importantes. El mango y la cerradura están bien elaborados y garantizan un uso constante sin deteriorarse rápidamente. Es de plástico grueso y aspecto atractivo. Se pueden colocar perfectamente en estantes o escritorios ocupando poco espacio y son fáciles de transportar.
| Fabricante: Pendaflex | ||
 | Precio: | Ver en Amazon |
Caja archivadora de archivos Decosis
La caja almacenadora de Decosis es una elegante caja plegable forrada en tela de lino elaborada para almacenar distintos tipos de documentos. El diseño elegante genera gran vistosidad en el ambiente manteniendo la decoración y el estilo moderno de la oficina o el hogar. Contiene 5 carpetas tamaño carta para colgar, 5 pestañas de plástico e inserciones blancas reemplazables que simplifican la clasificación de los documentos.
Sus asas y tirantes laterales permiten una manipulación y traslado cómodos. Se adapta a archivos de tamaño carta y legal. Es apilable entre sí y plegable cuando no está en uso, ahorra espacio y mantiene el orden en el lugar.
| Fabricante: Decosis | ||
 | Precio: | Ver en Amazon |
Cajas de archivo Elba Pack de 20 cajas
Estos packs de 20 cajas archivadoras están fabricados en cartón microcanal gris resistente para almacenar documentos de oficina livianos. Son útiles para carpetas colgantes, subcarpetas y documentos A4. Vienen en varios colores sin armar y contienen zonas preimpresas para identificar el contenido de cada caja.
Estas cajas se pueden apilar horizontalmente. Ocupan poco espacio de almacenamiento, no son muy anchos. A pesar de que son elaborados en cartón cumplen la función de almacenaje perfectamente. Cada caja contiene 2 orificios para facilitar el agarre, bien sea que se encuentren de manera vertical u horizontal.
No contiene carpetas colgantes.
| Fabricante: Elba | ||
 | Precio: 40,35 € (2,02 € / unidad) | Ver en Amazon |
Caja archivadora de carpetas Han Swing
Es una herramienta de oficina bastante práctica y adecuada para almacenar hasta 20 carpetas colgantes. Está elaborada con material plástico resistente, de alta calidad. Tiene un diseño innovador y es bastante ligero. Incluye rotuladores y posee un asa discreta como forma decorativa, fácil para transportar. Puede almacenar documentos A4 los cuales son completamente visibles. Admite carpetas colgantes de cualquier marca del mismo tamaño.
Son súper cómodas y resistentes. Ideales para colocar sobre el escritorio y no ocupan mucho espacio. Además, cuenta con un pequeño detalle a los lados para colocar bolígrafos.
| Fabricante: HAN | ||
 | Precio: 18,02 € | Ver en Amazon |
¿Cómo se deben clasificar los documentos antes de ser archivados?
Un archivo organizado aumenta la productividad y la búsqueda de ciertos documentos. Es importante que cada esporádicamente los encargados del archivo se dediquen a actualizarlo de manera correcta. Así como la oficina, los archivos deben llevar su orden por cajas y carpetas para encontrar rápidamente lo que se está buscando.
Los documentos deben ser clasificados de la siguiente manera:
Seleccione los documentos de mayor importancia y deseche los demás.
Ubique los documentos u otros materiales que tenga destinados para el archivo con sus respectivos rotuladores e identificación.
Organice la documentación antes generada (expedientes) por orden cronológico del más antiguo al más reciente. O por orden alfabético.
Cuide que no haya documentos duplicados, que no tengan grapas, ganchos, clips, hojas en blanco, etc.
Comience a numerar cada carpeta y almacene.
Una vez terminado, almacene las cajas archivadoras comenzando por el más antiguo hasta llegar al más reciente.
Elabore la hoja de control con el contenido de cada caja y efectúe la rotulación de la misma.
En este orden estarán listas todas las cajas archivadoras para luego proceder a almacenarlas en el archivo definitivo.
Hay que tomar previsiones a la hora de seleccionar las cajas, velar que sea la indicada para el material guardado. Deben seleccionarse de acuerdo al peso que se le vaya a suministrar para evitar que una vez ordenados y rotulados, se dañe la caja contenedora.
Debe mantenerse el orden desde un principio para evitar documentos extraviados.
Permanentemente se están generando documentos y repetir la tarea del archivo a veces es bastante tedioso, por eso te recomiendo lo siguiente:
A diario organiza tus documentos en una bandeja.
Lo que no es prioridad deséchalo al momento.
Rotula cada bandeja y al momento de pasarlo a la carpeta ya será más sencillo.
Al final de día ubica esos documentos en la carpeta correspondiente.
Y, semanalmente esas carpetas almacénalas en su respectiva caja.
De esa manera llevarás el archivo en orden, semanalmente y sin estresarte.
Ya cuando llegue la hora del archivo final el trabajo estará más adelantado.
A mayor orden, mayor eficiencia.
