La gestión documental se basa en la captura, almacenamiento y recuperación de los documentos. Hoy en día cualquier administración se especializa en la gestión documental para poder llevar a cabo el trabajo diario, para ello cuenta con los mejores softwares especializados.
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental se basa en la captura, así como en el almacenamiento y en la recuperación de documentos. Esta labor implica que se trabaje tanto en documentos que llegan a una empresa en forma de papel, así como también en formato digital. La gestión documental permite a las empresas poder almacenar la información cómodamente en un mismo lugar e interrelacionar los documentos de una misma orden o tipo en un solo espacio, para poder acceder cómodamente a ellos y sin perder tiempo buscándolos. Desde hace años, las técnicas basadas en la gestión documental han ido avanzando, lo que permite integrar los documentos internos y externos en formato de papel con la gestión de los documentos electrónicos.
Las últimas herramientas y sistemas de gestión documental tienen como fin facilitar este proceso. Estas están relacionadas con la creación, la administración, el control y la gestión de los documentos.
Características de los softwares de gestión documental
Los softwares de gestión documental tienen como fin ayudar a las empresas en todo tipo de tareas relacionadas con la gestión de documentos. Se trata de softwares online y de escritorio que se utilizan para gestionar grandes cantidades de documentos. Los mismos rastrean y almacenan tanto los documentos electrónicos, como las imágenes de documentos en papel. Entre sus funciones y características nos encontramos con las siguientes:
- Registro de la documentación: Se lleva a cabo un registro adecuado de la información que entra y sale. A términos de orden y control resulta muy efectivo.
- Control sobre quién puede acceder a los documentos: Para acceder a la documentación suele ser necesario contar con permisos, así existe un mayor control de quién tiene acceso a la información de la empresa y en qué momento.
- Acceso centralizado y sencillo: Con estos softwares resulta mucho más sencillo acceder a la información de la empresa. Se evita invertir tiempo para acudir al archivo, pero también para realizar búsquedas en el email, entre otras.
- Se evitan redundancias y duplicidades: A la hora de almacenar la información se evitan redundancias, así como duplicidades de documentos ya que será más fácil detectar cuando se crea un nuevo documento o registro ya existente.
- Seguridad de los documentos: Además de tener un mayor control de los mismos, también existe un mayor control sobre la custodia y copias de seguridad.
- Agilidad y automatización: De las tareas administrativas, con la creación de flujos de trabajo para integrar documentos y de los procesos de negocio.
Los 7 mejores softwares de gestión documental
Ya hemos explicado en qué consisten los softwares de gestión documental y cuáles son sus prestaciones. Ahora bien ¿Cuáles son los mejores programas para llevar a cabo las tareas de gestión documental? Si estás pensando en implementar una nueva estrategia en tu empresa relacionada con la gestión de los documentos, te recomendamos que leas este análisis.
1. Pixelware
Pixelware es una de las plataformas más eficientes y efectivas destinadas a la gestión de documentos. Este software ofrece una importante medida de simplificación de las tareas de la gestión documental de manera efectiva permitiendo, entre otras, gestionar la entrada y salida de correspondencia, así como la gestión de expedientes de contratación y el servicio de Contract Management relacionada con la aprobación, el seguimiento y la posterior ejecución de los contratos.
Esta herramienta es muy sencilla y fácil de utilizar, además se adapta a la mayoría de las empresas que trabajan con grandes cantidades de documentos.
Con Pixelware es posible controlar quién accede a la información, centralizar los documentos, mejorar la seguridad en la gestión documental, ahorrar tiempo, reducir redundancias y duplicidades, automatizar tareas y favorecer el intercambio de documentos en formato electrónico entre empresas —incluyendo la verificación con certificados y firmas digitales—, entre otras muchas funciones.
2. Kyocera
Seguimos el análisis con otro de los softwares de gestión documental más populares que podemos encontrar en la red. Este se encarga, entre otras, de llevar a cabo las funciones del check-in / check-out y bloqueo —para evitar que los cambios que realiza una persona no sobrescriban los de otro durante la edición simultánea—, el control de las versiones —conservando el historial de creación del documento actual y cómo defieren de las versiones anteriores—, el roll-back —para activar una versión de respaldo en caso de error—, registros de auditorias y comentarios o marcas.
El módulo documental de la empresa Kyocera proporciona a las empresas un entorno corporativo de gestión de documentos y datos de manera inteligente, automatizada y productiva.
Este módulo se utiliza para multiplicar la efectividad de los equipos. Para ello, los dota de movilidad y de capacidad de colaboración. Además, el módulo incorpora un potente gestor gracias al cual se puede centralizar la información —con cifrado y acceso seguro—, eliminar los riesgos de pérdida de información —como mencionábamos— y facilitar la organización del contenido.
3. DocuWare
Otro de los softwares que hemos tenido en cuenta en este análisis por la cantidad de funciones, su rigor y eficiencia es DocuWare. El mismo destaca por su versatilidad para trabajar con los documentos de cualquier departamento administrativo, como son las ventas, RRHH, producción, finanzas… Este software de origen alemán es muy rápido y muy sencillo de utilizar.
DocuWare es un software centrado en las funciones de digitalización, automatización y optimización de los costes.
Con este software es posible crear workflows de validación para darle continuidad a determinadas tareas, como es el caso de la aprobación de facturas y contratos. También para asignar distintos niveles de permisos de restricción de acceso a los documentos —manteniendo, de esta forma, la confidencialidad de la información delicada— o para clasificar de manera automática los documentos mediante la función de indexación inteligente.
4. FileHold
Se trata de un software muy útil y práctico para realizar la gestión documental. Este está diseñado para llevar a cabo un trabajo colaborativo. Es decir, para organizaciones que día a día trabajan con grandes volúmenes de papel, lo que hace difícil su administración —causando, entre otras, pérdidas y errores—. Este software supone un avance en el sistema de gestión documental generando flujos de trabajo, autorización y revisión. El módulo de FileHold permite, así mismo, acceder a los documentos desde cualquier lugar y dispositivo, gracias a la aplicación para smartphones.
Las funciones de FileHold son útiles para negocios de cualquier tamaño. El módulo del software de flujo de trabajo agiliza operaciones, reduce tiempo e incrementa el flujo de efectivo.
Entre las funciones de la herramienta FileHold para la gestión documental destacan las funciones de captura y digitalización de documentos, indexación, almacenamiento, búsqueda, manejo de versiones y revisiones, y la aprobación de flujos de trabajo. Además, esta disponible tanto en la nube como en la versión de escritorio para el ordenador.
5. AXGA Solutions Documental
Continuamos, ahora, con AXGA Solutions Documental. Este software destaca por automatizar la gestión de documentos de manera muy sencilla, además interacciona con las partes interesadas de forma muy ágil. Con él podrás digitalizar todos los documentos, pero también llevar a cabo un control de versiones y aprobaciones fácilmente —para evitar las pérdidas de documentos y solucionar los errores que puedan ir apareciendo—.
Este software es integrable con ERP, contabilidad, facturación y otros muchos departamentos dentro de la empresa.
AXGA ofrece, por tanto, un control de versiones, gestión de usuarios, digitalización de documentos, flujos de trabajo —optimiza los flujos y los procesos de aprobación—, firmas digitales y reconocimiento óptico de caracteres, entre otras. Cuenta con las tecnologías más modernas y sofisticadas.
6. M-Files
Al hablar de M-Files nos referimos a un software de gestión documental sencillo y fácil de usar. Esta herramienta se puede hacer usar de manera offline, en caso de no contar con conectividad. El software admite todos los procesos de negocio y flujos de trabajo clave. Con él es posible acceder al contenido desde múltiples repositorios de datos, además los documentos críticos del negocio se cubren y etiquetan con metadatos de manera automática.
M-Files es un software muy fácil de usar. Este combina la facilidad de uso y funcionalidad para toda la organización. Además, admite todos los flujos de trabajo.
Hay que destacar, así mismo, que M-Files permite implementar una base de archivos en la nube. Entre sus funciones destaca la administración de información inteligente, el descubrimiento de documentos críticos del negocio, la facilidad de actualizaciones automáticas, inteligencia artificial, explorar la información de múltiples ubicaciones…
7. Microsoft SharePoint
Concluimos el análisis con Microsoft SharePoint. En este caso, hablamos de un software que destaca por estar diseñado por el gigante informático. El mismo permite compartir y administrar contenido, así como conocimientos y aplicaciones para impulsar el trabajo en equipo y para poder encontrar información rápidamente. Este software ayuda a colaborar con todos los miembros de una organización sin problemas.
Microsoft ha diseñado una intranet de base de datos dentro de la nube de Office 365 para colaborar con páginas webs, listas, documentos y otros datos.
Microsoft SharePoint impulsa el trabajo en equipo con un uso compartido sencillo de la información y una colaboración continua. Gracias a esta aplicación es posible compartir archivos, datos, noticias y recursos. Además, ofrece la posibilidad de personalizar el sitio para simplificar el trabajo. Por supuesto, todo ello siguiendo las más elevadas medidas de seguridad en equipos PC y Mac, así como en dispositivos smartphones. Es una herramienta imprescindible para aprovechar el conocimiento colectivo y para interactuar con la organización, manteniendo a los miembros informados.
Tipos de negocios que requieren un sistema de gestión documental
Como hemos visto más arriba el sistema de gestión documental resulta muy útil para agilizar el tiempo en la digitalización y clasificación de los datos, para controlar los documentos, mejorar la seguridad y gestionar el acceso de los usuarios a la información, entre otras. Ahora bien, estos sistemas de gestión documental son más eficientes en un tipo de empresa frente a otras. Te mostramos algunos ejemplos:
- Empresas manufactureras: Las empresas fabricantes son unas de las principales beneficiadas con este tipo de softwares. La razón de ello se debe a que les resulta muy útil contar con un sistema que les permita recopilar los datos de los clientes y garantizar que lo que se fabrica satisface al consumidor. Además de ayudar a organizar y automatizar los diferentes procesos de documentación.
- Empresas de transporte y logística: Ya que hacen mucho uso de los procesos de documentación en papel. Estas empresas requieren de un sistema de gestión de documentos en la nube para garantizar la seguridad de los archivos, para facilitar el acceso a los mismos por parte de los diferentes equipos de trabajo y para que la recuperación sea mucho más sencilla y efectiva.
- Buffetes de abogados: Es otro de los negocios que pueden necesitar un sistema de gestión documental. Esto es así debido a que manejan una gran cantidad de documentación que pertenece a los diferentes clientes, como es el caso de las denuncias, tablas de fichaje, información personal del cliente y de empresas, información incriminatoria…. Estos sistemas les permiten recuperar rápidamente la información y hacer uso de ella en cualquier lugar —al encontrarse en la nube—, por ejemplo, en las salas de espera de los juzgados.
- Medios de comunicación: Los medios de comunicación crean a diario cientos de noticias que se publican en prensa escrita, pero también en la web. Estos sistemas de gestión documental ayudarán a los responsables de la empresa a crear una importante base de datos de la información que se genera y a tenerla al alcance siempre que sea necesario.
